Nieuwe medewerkers zijn in hun eerste werkweken bijzonder vatbaar voor phishing. Ze kennen de systemen nog niet, weten niet altijd wie ze kunnen vertrouwen en willen graag een goede indruk maken. Dat maakt ze tot een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen. Door phishingherkenning te integreren in de onboarding en de juiste technische maatregelen te treffen, bescherm je nieuwe collega’s al vanaf dag één.
Onbekendheid met processen kost nieuwe medewerkers hun digitale veiligheid
Een nieuwe medewerker weet nog niet hoe jullie interne communicatie eruitziet, welke tools je gebruikt of hoe een officieel verzoek van de IT-afdeling eruit hoort te zien. Cybercriminelen spelen daar bewust op in. Ze sturen e-mails die eruitzien als een welkomstbericht van HR of een urgent verzoek van de directeur. De medewerker twijfelt, wil behulpzaam zijn en klikt. De oplossing: zorg dat nieuwe medewerkers op dag één weten hoe interne communicatie eruitziet en via welk kanaal echte verzoeken binnenkomen.
Geen phishingtraining tijdens onboarding vergroot het risico op een incident
Veel organisaties geven nieuwe medewerkers toegang tot systemen en e-mail, maar verzuimen hen te vertellen hoe een phishingpoging eruitziet. Dat is een gat in de beveiliging dat je zelf creëert. Eén medewerker die op een kwaadaardige link klikt, kan toegang geven tot bedrijfsgegevens, klantinformatie of financiële systemen. Het goede nieuws: dit is volledig te voorkomen. Een korte, praktische uitleg over phishingherkenning tijdens de eerste werkdag is al genoeg om het risico aanzienlijk te verkleinen.
Waarom zijn nieuwe medewerkers extra kwetsbaar voor phishing?
Nieuwe medewerkers zijn extra kwetsbaar voor phishing omdat ze de interne processen, communicatiestijlen en systemen nog niet kennen. Ze zijn gewend aan veel nieuwe e-mails en verzoeken, waardoor een nepbericht makkelijk opgaat in de stroom. Bovendien willen ze behulpzaam zijn en snel handelen, wat aanvallers bewust uitbuiten.
Cybercriminelen richten aanvallen steeds vaker specifiek op nieuwe medewerkers. Ze gebruiken openbare informatie, zoals LinkedIn-profielen of vacatureadvertenties, om te weten wanneer iemand net is begonnen bij een bedrijf. Vervolgens sturen ze een e-mail die lijkt te komen van de IT-afdeling met een verzoek om een wachtwoord in te stellen, of van de directeur met een dringende betaalopdracht.
De combinatie van onbekendheid, goede wil en informatie-overload maakt de eerste weken de gevaarlijkste periode. Juist dan is het belangrijk dat je als organisatie actief begeleiding biedt, in plaats van ervan uit te gaan dat medewerkers zelf wel weten hoe ze phishing herkennen.
Wat is phishing en welke vormen komen het meest voor?
Phishing is een vorm van digitale oplichting waarbij aanvallers zich voordoen als een betrouwbare partij, zoals een bank, collega of leverancier, om gevoelige informatie te stelen of toegang te krijgen tot systemen. Het doel is altijd hetzelfde: de ontvanger verleiden tot een actie die de aanvaller ten goede komt.
De meest voorkomende vormen zijn:
- E-mail phishing: Nep-e-mails die lijken te komen van een bekende afzender, met een link naar een valse inlogpagina of een bijlage met malware.
- Spear phishing: Gerichte aanvallen op een specifieke persoon of organisatie, waarbij de aanvaller persoonlijke informatie gebruikt om het bericht geloofwaardiger te maken.
- Smishing: Phishing via sms of WhatsApp, vaak met een valse link naar een betaal- of inlogpagina.
- Vishing: Telefonische phishing waarbij de aanvaller zich voordoet als een medewerker van de IT-helpdesk, de bank of een overheidsinstantie.
- CEO-fraude: Een e-mail die lijkt te komen van de directeur of een leidinggevende, met een urgent verzoek om geld over te maken of inloggegevens te delen.
Voor nieuwe medewerkers zijn spear phishing en CEO-fraude bijzonder gevaarlijk. Ze kennen de leidinggevenden nog niet goed genoeg om een nep-e-mail te herkennen aan de schrijfstijl of het type verzoek.
Hoe herken je een phishingmail als nieuwe medewerker?
Een phishingmail herken je aan een combinatie van signalen: een onbekend of afwijkend e-mailadres, een gevoel van urgentie, een verzoek om gevoelige informatie en links die niet kloppen met de naam van de afzender. Geen enkel signaal staat op zichzelf, maar meerdere tegelijk zijn een duidelijke waarschuwing.
Concrete signalen om op te letten:
- Het e-mailadres klopt niet: De naam van de afzender ziet er vertrouwd uit, maar het adres zelf bevat vreemde tekens, een extra punt of een afwijkend domein, zoals @bedrijfsnaam-support.com in plaats van @bedrijfsnaam.nl.
- Er is sprake van urgentie: “Handel nu”, “Je account wordt geblokkeerd” of “Bevestig binnen 24 uur” zijn klassieke phishingtechnieken om je te laten handelen zonder na te denken.
- De link wijst ergens anders naartoe: Beweeg je muis over een link zonder te klikken. Als de URL in de statusbalk afwijkt van wat er in de e-mail staat, is dat een alarmsignaal.
- Er wordt gevraagd om inloggegevens of persoonlijke informatie: Legitieme organisaties vragen nooit via e-mail om wachtwoorden, pincodes of betalingsgegevens.
- De opmaak of taal is afwijkend: Spelfouten, vreemde formuleringen of een layout die net niet klopt met wat je gewend bent van de afzender.
Als nieuwe medewerker is het verstandig om bij twijfel altijd even te bellen met de vermeende afzender, via een nummer dat je zelf opzoekt, niet via een nummer in de e-mail. Dat kost dertig seconden en voorkomt grote problemen.
Welke beveiligingsmaatregelen beschermen nieuwe medewerkers direct?
De meest directe bescherming voor nieuwe medewerkers bestaat uit drie lagen: Multi-Factor Authenticatie (MFA) op alle accounts, een wachtwoordmanager voor sterke en unieke wachtwoorden, en een e-mailfilter dat verdachte berichten tegenhoudt voordat ze de inbox bereiken.
MFA zorgt ervoor dat een aanvaller, zelfs als hij het wachtwoord van een nieuwe medewerker heeft weten te bemachtigen, nog steeds geen toegang krijgt tot het account. Wij gebruiken hiervoor Cisco Duo, dat eenvoudig te activeren is en werkt op alle veelgebruikte zakelijke applicaties. Voor nieuwe medewerkers is dit een van de eerste stappen in de onboarding.
Een wachtwoordmanager zoals Keeper helpt medewerkers om voor elk systeem een sterk, uniek wachtwoord te gebruiken, zonder dat ze die hoeven te onthouden. Dat voorkomt dat een gelekt wachtwoord van de ene applicatie toegang geeft tot een andere. Keeper maakt het ook makkelijk om wachtwoorden veilig te delen binnen teams, zonder dat ze via e-mail of chat worden verstuurd.
Daarnaast is het verstandig om e-mailbeveiliging te configureren zodat verdachte bijlagen en links automatisch worden geblokkeerd of gemarkeerd. Technische maatregelen vangen een groot deel van de aanvallen op voordat een medewerker er überhaupt mee in aanraking komt.
Hoe verwerk je phishingbewustzijn in het onboardingprogramma?
Phishingbewustzijn verwerk je in het onboardingprogramma door het te behandelen als een praktische vaardigheid, niet als een eenmalige presentatie. Combineer een korte uitleg op dag één met een gesimuleerde phishingtest in de eerste maand en maak duidelijk via welk kanaal medewerkers verdachte berichten kunnen melden.
Een effectief onboardingprogramma voor phishingbewustzijn bevat minimaal:
- Dag één: Een korte uitleg over de meest voorkomende vormen van phishing, met concrete voorbeelden die relevant zijn voor jouw organisatie en branche.
- Week één: Activeer MFA en stel de wachtwoordmanager in. Dit zijn technische stappen die je samen met de medewerker doorloopt, niet iets dat ze zelf moeten uitzoeken.
- Week twee tot vier: Stuur een gesimuleerde phishingmail om te testen of de medewerker de signalen herkent. Koppel hier altijd een leermoment aan, geen straf.
- Maand één: Evalueer kort wat de medewerker heeft geleerd en beantwoord openstaande vragen. Maak duidelijk dat melden altijd beter is dan niets zeggen.
Het melden van verdachte e-mails is een gedrag dat je actief moet stimuleren. Nieuwe medewerkers zijn soms bang om dom over te komen als ze iets melden dat achteraf onschadelijk blijkt. Maak duidelijk dat melden altijd goed is, ook als de twijfel ongegrond is.
Wat moet een medewerker doen als hij een phishingmail ontvangt?
Als een medewerker een phishingmail ontvangt, moet hij niet klikken, niet reageren en de mail direct melden bij de IT-afdeling of de aangewezen contactpersoon. Als er al op een link is geklikt of inloggegevens zijn ingevoerd, meld dat dan onmiddellijk, zodat snel actie ondernomen kan worden.
De stappen op een rij:
- Niet klikken en niet reageren: Klik op geen enkele link en open geen bijlagen. Reageer ook niet op de e-mail, ook niet om te zeggen dat je de mail niet vertrouwt.
- Melden bij IT: Stuur de e-mail door naar het meldpunt dat jullie organisatie daarvoor heeft aangewezen. In veel organisaties is er een speciaal e-mailadres of een knop in de e-mailclient om phishing te melden.
- Bij twijfel: bel: Als je niet zeker weet of een verzoek legitiem is, bel dan de vermeende afzender via een bekend nummer. Verifieer altijd buiten het verdachte kanaal om.
- Als je al hebt geklikt: Meld dit direct bij IT, ook als je denkt dat er niets is gebeurd. Hoe sneller de IT-afdeling weet wat er is gebeurd, hoe sneller ze kunnen ingrijpen en schade kunnen beperken.
Een cultuur waarin medewerkers zonder schaamte kunnen melden is minstens zo belangrijk als de technische maatregelen. Als mensen bang zijn voor de reactie van collega’s of leidinggevenden, wachten ze te lang met melden. En dat is precies de tijd die een aanvaller nodig heeft.
Hoe effectief zijn phishingsimulaties voor nieuwe medewerkers?
Phishingsimulaties zijn een van de effectiefste manieren om nieuwe medewerkers te leren phishing herkennen in de praktijk. Ze laten zien hoe overtuigend een nep-e-mail kan zijn en maken de theorie concreet. De effectiviteit hangt af van hoe de simulatie is opgezet en of er een duidelijk leermoment aan is gekoppeld.
Een simulatie werkt het beste als ze aansluit bij de werkelijkheid. Gebruik scenario’s die relevant zijn voor jouw organisatie, zoals een nep-verzoek van de IT-afdeling om een wachtwoord te resetten of een factuur die lijkt te komen van een bekende leverancier. Hoe herkenbaarder het scenario, hoe groter de leerwaarde.
Koppel aan elke simulatie een directe terugkoppeling. Als een medewerker op de nep-link klikt, laat dan meteen zien wat de signalen waren die hadden moeten opvallen. Geen oordeel, wel een leermoment. Medewerkers die eenmaal zijn “gevangen” in een simulatie, zijn daarna aantoonbaar alerter bij echte phishingpogingen.
Herhaling is ook hier de sleutel. Eén simulatie in het eerste jaar is te weinig. Aanvallers passen hun technieken voortdurend aan, en medewerkers raken alertheid kwijt als ze lang niets verdachts hebben gezien. Plan simulaties meerdere keren per jaar in, met variatie in de scenario’s.
Hoe wij helpen met phishingbescherming voor nieuwe medewerkers
Bij NTNT zien we regelmatig dat phishing juist nieuwe medewerkers treft, simpelweg omdat ze nog niet weten hoe jouw organisatie communiceert en welke systemen jullie gebruiken. Wij helpen je om dat gat te dichten, op een manier die past bij de schaal en het tempo van een MKB-bedrijf.
Wat wij concreet voor je doen:
- Phishingtraining en bewustwording: We ontwikkelen praktische trainingen die aansluiten bij jouw organisatie, zonder dikke rapporten of ingewikkeld jargon.
- Implementatie van MFA met Cisco Duo: We zorgen dat elke nieuwe medewerker vanaf dag één werkt met Multi-Factor Authenticatie.
- Wachtwoordbeheer met Keeper: We helpen je Keeper in te richten, te implementeren en medewerkers te trainen in het gebruik.
- Phishingsimulaties: We zetten gesimuleerde phishingtests op die aansluiten bij jouw branche en interne communicatiestijl, inclusief leermoment na afloop.
- Cyber Security Quickscan: Wil je weten hoe je organisatie er nu voor staat? Binnen één werkdag geeft onze quickscan je een helder beeld van de risico’s en concrete prioriteiten om direct actie op te ondernemen.
Wil je weten waar je nu staat of direct stappen zetten om nieuwe medewerkers beter te beschermen? Neem contact met ons op via info-msp@ntnt.nl of bezoek www.ntnt.nl voor een gratis kennismakingsgesprek of de Cyber Security Quickscan.
