De juiste managed IT serviceprovider kiezen is een strategische beslissing die je bedrijf kan maken of breken. Je moet kijken naar ervaring, specialisaties, responstijden en prijsstructuur. Daarnaast zijn betrouwbaarheid, certificeringen en een goede match met jouw bedrijfscultuur doorslaggevend voor een succesvolle samenwerking.
Waarom kiezen steeds meer MKB-bedrijven voor managed IT services?
De groeiende populariteit van managed IT services onder MKB-bedrijven komt voort uit een simpele realiteit: focus op je kernactiviteiten levert meer op dan zelf IT-problemen oplossen. Steeds meer ondernemers ontdekken dat uitbesteding van IT-beheer hen tijd, geld en hoofdpijn bespaart.
Het grootste voordeel is voorspelbaarheid. In plaats van onverwachte IT-kosten betaal je een vast bedrag per gebruiker per maand. Je weet precies waar je aan toe bent en kunt beter budgetteren. Bovendien krijg je toegang tot specialistische kennis die je als klein bedrijf nooit in huis zou kunnen halen.
Moderne bedrijven hebben te maken met complexe uitdagingen: cybersecurity, compliance, schaalbaarheid en continuïteit. Een ervaren managed IT serviceprovider heeft de tools en expertise om deze uitdagingen professioneel aan te pakken. Jij kunt je concentreren op wat je het beste doet: jouw bedrijf laten groeien.
De flexibiliteit is ook een belangrijke factor. Je kunt eenvoudig op- en afschalen naarmate je bedrijf groeit of krimpt. Geen gedoe met hardware-investeringen of het aannemen van IT-personeel.
Wat moet je weten voordat je een managed IT serviceprovider selecteert?
Voordat je op zoek gaat naar een provider, moet je een grondige inventarisatie maken van je huidige IT-situatie. Dit voorbereidende werk bepaalt grotendeels het succes van je keuze.
Begin met het in kaart brengen van je huidige IT-omgeving. Hoeveel gebruikers heb je? Welke software gebruik je? Wat zijn je grootste IT-uitdagingen? Denk ook aan toekomstige groeiplannen. Een provider die perfect past bij 20 gebruikers, is misschien niet geschikt als je binnen twee jaar wilt doorgroeien naar 100 gebruikers.
Stel je budget vast. Managed IT services werken meestal met een vast bedrag per gebruiker per maand. Bedenk wat je bereid bent te investeren en welke diensten je echt nodig hebt. Sommige bedrijven hebben uitgebreide ondersteuning nodig, andere kunnen volstaan met basisservices.
Identificeer je kritieke bedrijfsprocessen. Welke systemen mogen nooit uitvallen? Hoe snel moet ondersteuning beschikbaar zijn? Deze informatie helpt je de juiste service level agreements af te spreken.
Welke criteria zijn bepalend bij het vergelijken van managed IT providers?
Bij het vergelijken van providers zijn er verschillende concrete criteria die je moet hanteren. Deze helpen je een objectieve keuze te maken.
Ervaring en specialisatie staan bovenaan. Kijk naar het aantal jaren ervaring, maar vooral naar ervaring met bedrijven zoals het jouwe. Een provider die zich richt op het MKB begrijpt jouw uitdagingen beter dan een grote speler die hoofdzakelijk enterprise-klanten bedient.
Responstijden en beschikbaarheid zijn cruciaal. Informeer naar guaranteed responstijden voor verschillende typen problemen. Bieden ze 24/7 ondersteuning of alleen tijdens kantooruren? Wat gebeurt er bij noodsituaties?
| Criterium | Wat te vragen | Waarom belangrijk |
|---|---|---|
| Ervaring | Hoeveel jaar actief in MKB-segment? | Begrip van jouw specifieke uitdagingen |
| Responstijd | Gegarandeerde responstijd per incident type? | Minimale bedrijfsverstoringen |
| Certificeringen | Welke officiële certificeringen hebben jullie? | Bewijs van expertise en kwaliteit |
| Prijsstructuur | Vaste prijs per gebruiker of variabele kosten? | Voorspelbaarheid en budgetbeheersing |
Certificeringen tonen aan dat een provider investeert in kennis en kwaliteit. Zoek naar Microsoft-certificeringen, security-certificeringen en branche-specifieke kwaliteitsmerken.
De prijsstructuur moet transparant zijn. Vraag naar verborgen kosten, opstartkosten en wat er gebeurt bij overschrijding van de standaard service-uren.
Hoe beoordeel je de betrouwbaarheid van een potentiële IT partner?
Betrouwbaarheid controleren gaat verder dan alleen naar een website kijken. Je moet diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond en track record van je potentiële partner.
Begin met referenties. Vraag naar contactgegevens van vergelijkbare klanten en neem daadwerkelijk contact op. Vraag naar hun ervaringen: hoe gaat de samenwerking, worden afspraken nagekomen, hoe reageren ze bij problemen?
Controleer online reviews en testimonials, maar let op dat deze authentiek zijn. Kijk op platforms zoals Google Reviews, maar ook op branche-specifieke sites. Let op patronen in de feedback.
Financiële stabiliteit is belangrijk. Je wilt niet dat jouw IT-partner plotseling failliet gaat. Vraag naar het aantal jaren dat ze actief zijn, hun groei en hun financiële positie. Een gezonde, groeiende organisatie is een betere partner dan een bedrijf dat worstelt.
Bekijk hun eigen IT-infrastructuur. Een betrouwbare managed services provider heeft zelf een professionele, moderne IT-omgeving. Vragen over hun eigen systemen, back-ups en beveiliging geven inzicht in hun professionaliteit.
Welke vragen moet je stellen tijdens het selectieproces?
De juiste vragen stellen kan het verschil maken tussen een succesvolle samenwerking en een mislukking. Hier zijn de belangrijkste vragen die je moet stellen.
Over hun werkwijze: Hoe monitoren jullie onze systemen? Werken jullie proactief of alleen reactief? Hoe ziet jullie escalatieprocedure eruit? Welke tools gebruiken jullie voor monitoring en beheer?
Over ondersteuning: Wat is de gemiddelde responstijd? Hoe bereiken we jullie buiten kantooruren? Krijgen we een vast contactpersoon of een algemeen nummer? Welke trainingen bieden jullie aan onze medewerkers?
Over contractvoorwaarden: Wat is de minimale contractduur? Hoe kunnen we opzeggen? Wat gebeurt er met onze data bij beëindiging? Zijn er opstartkosten? Hoe werkt facturering bij toe- of afname van gebruikers?
Over beveiliging: Hoe beschermen jullie onze gegevens? Welke back-up procedures hanteren jullie? Hoe gaan jullie om met cybersecurity? Hebben jullie ervaring met compliance in onze branche?
Over de toekomst: Hoe blijven jullie op de hoogte van nieuwe technologieën? Hoe ondersteunen jullie onze groei? Welke nieuwe services voegen jullie toe aan het aanbod?
De juiste managed IT serviceprovider vinden: jouw actieplan
Nu je weet waar je op moet letten, is het tijd voor een concreet actieplan om de juiste keuze te maken. Volg deze stappen voor een weloverwogen beslissing.
Maak een longlist van potentiële providers. Zoek online, vraag om aanbevelingen in je netwerk en bekijk wie actief is in jouw regio. Geografische nabijheid kan handig zijn voor on-site support.
Stel een Request for Proposal (RFP) samen met je specifieke eisen en stuur deze naar je longlist. Zo krijg je vergelijkbare offertes en kun je objectief beoordelen.
Organiseer kennismakingsgesprekken met de drie beste kandidaten. Let niet alleen op wat ze zeggen, maar ook op hoe ze communiceren. Voel je je op je gemak? Spreken ze jouw taal of gebruiken ze alleen technisch jargon?
Vraag om een proefperiode of pilot project. Veel providers zijn bereid om een kleine proef te doen voordat je een langdurig contract tekent. Dit geeft je inzicht in hun werkwijze en kwaliteit.
Neem de tijd voor je beslissing. Laat je niet opjagen door tijdelijke aanbiedingen. Een goede managed IT serviceprovider begrijpt dat je tijd nodig hebt voor zo’n belangrijke keuze.
Als je deze stappen volgt en de juiste vragen stelt, vind je een betrouwbare partner die jouw bedrijf helpt groeien. Bij NTNT begrijpen we dat deze keuze belangrijk is voor jouw bedrijf. Daarom nemen we graag de tijd om jouw specifieke situatie te bespreken en te kijken of we een goede match zijn.
